Tajemství efektivního meetingu

Co jsme to vlastně chtěli, pánové? A nepůjdeme raději na pivo? Probereme to jindy.
- Reklama -

Máte na starost vedení porad?

Nebo Vás to teprve čeká a vy se toho obáváte?

Tato povinnost často přichází ruku v ruce s povýšením. Pokud v tomto ohledu nemáte dosud žádné zkušenosti, ale víte, že se to od Vás bude očekávat, je ta nejlepší chvíle, abyste si osvojili správné návyky, jak takový meeting vést.

V případě, že porady už nějakou dobu vedete, můžete si pomocí následujících řádků ověřit, zda to děláte správně a efektivně – třeba objevíte prostor pro zlepšení a na Vaše porady se lidé budou těšit.

Meetingy a porady, jsou-li špatně organizovány, jsou doslova neužitečným požíračem času. Mohou se táhnout dlouhé hodiny a ve výsledku se nedozvíte nic nového, odcházíte znudění, unavení a s pocitem totálně promarněného času.

Na druhou stranu může být meeting jedním z nejužitečnějších nástrojů, jak řešit problémy a naučit se efektivně spolupracovat.

Někde mezi těmito dvěma extrémy se nachází zřejmě nejběžnější podoba meetingu: formální, nudná záležitost, po jejímž skončení se rozhodně nedostaví pocit dobře vykonané práce.

Jak se tedy velkým obloukem vyhnout první variantně meetingu, který nejen že nemá téměř žádnou informační hodnotu, ale je navíc úmorný a připraví Vás i Vaše kolegy o čas, který jste mohli investovat do jiných pracovních úkolů? Jak zajistit, aby byl meeting přínosný a efektivní?

Pojďme si celý meeting rozdělit do tří fází, v nichž si ukážeme, jak na to.

Fáze první: Příprava, příprava a zase příprava

Pokud jste očekávali, že první zásada Vám odhalí něco překvapivého, možná bude zklamaní. Jde totiž o starou dobrou přípravu.

Tato fáze je ale tak často podceňována a opomíjena, že je velmi důležité ji nejen zmínit, ale i pořádně zdůraznit. Takže: Máte-li v úmyslu svolat poradu, měli byste se na ni dobře připravit. Rozhodně to ale neznamená, abyste si připravili prezentaci v powerpointu! Prezentace jako taková vás nespasí (dnes už se od ní naopak často upouští). Musíte se připravit komplexněji. Jak? Vždy si zodpovězte následující otázky:

1. Proč meeting vlastně pořádám?

Někdy je efektivnější svolat kratší poradu, než řešit dané věci půl dne prostřednictvím emailu s vícero lidmi. Na tom se asi shodneme.

Pokud jste přesvědčeni, že meeting je nejlepším řešením situace, ujasněte si, jaký je jeho konkrétní cíl. Jaká máte očekávání? Čeho chcete docílit a jaký je primární účel této porady?

Odpovědi na tyto jednoduché otázky Vám nejen pomohou mít jasnou představu o smyslu meetingu, ale také napoví o způsobu, jak ho vést.

2. Konkrétní příprava

Jasná představa o povaze meetingu, kterou jsme získali pomocí prvního bodu, velmi usnadní konkrétní přípravu. Je totiž potřeba, abyste si jasně vymezili témata a problémy, kterými se chcete zabývat.

Můžete využít prezentaci, poznámky nebo jakýkoli další prostředek, který považujete za přínosný a dobře se vám s ním pracuje.

3. Zapojte kolegy

Umožněte svým kolegům, aby se na meeting mohli předem připravit.

S předstihem jim zašlete alespoň obecné body programu nebo otázky, kterými se chcete zabývat, a požádejte je, aby se na ně podívali a připravili si svoje stanovisko. Porada s účastníky, kteří jsou předem připraveni na diskuze a mají zformulovány svoje názory, bude daleko efektivnější, než když se témata všichni dozví až na místě.

4. Časový harmonogram

Vaše kolegy může snadno otrávit představa nekonečné porady, o níž neví, kdy bude mít konec. Je proto dobré si nejen jasně vymezit čas, který meetingu chcete věnovat, ale naplánovat si i to, kolik prostoru chcete věnovat jednotlivým bodům programu (máte-li jich více).

I kdyby to mělo být jen orientační, pomůže Vám to mít průběh porady pod kontrolou. Vyhnete se i zbytečnému zabřednutí do jednoho problému, který může poradu buďto neúnosně protáhnout, nebo se zkrátka nestihnou projednat všechna témata.

5. Pozvěte ty správné lidi

Na poradě nemusí být přítomen každý. V tomto případě beze zbytku platí, že méně je více. Ideální počet závisí na charakteru porady, takže jej nelze přesně stanovit. Každopádně nic nezkazíte, bude-li se počet účastníků pohybovat kolem pěti až sedmi.

A na základě čeho vybírat?

Zamyslete se nad tím, kdo bude největším přínosem daného meetingu. Jelikož už máte konkrétní plán porady, poměrně rychle si dokážete ujasnit, koho se témata bezprostředně týkají a kdo k nim bude mít co říci.

Pokud pozvete někoho, kdo na poradě být nemusí, efektivita opět klesá: nejen že ničím konstruktivním nepřispěje, ale zároveň ho připravíte o čas určený k práci, který mohl strávit zcela jinak.

Jakmile zvládnete přípravu meetingu, máte napůl vyhráno.

Teď se ještě podívejme na to, jak takový meeting správně vést.

Obraťte, prosím, na 2. stránku.

- Reklama -