Tajemství efektivního meetingu

Fáze druhá: Vedení meetingu

Kvalitní příprava je předpokladem úspěchu. Není ale zárukou toho, že meeting proběhne tak, jak jste si ho nalajnovali. I přes snahu se na meeting připravit se může stát, že se Vám jeho průběh vymkne z rukou.

Vedení meetingu je totiž tak trochu umění, které vyžaduje jisté charakterové i sociálně-komunikační předpoklady. To jsou však jenom základy, na nichž se Vám bude snadno stavět pomocí následujících zásad.

1. Začněte na čas

To, že budete na místě včas Vy, by měla být samozřejmost. V případě, že dorazíte se zpožděním, dáte najevo, že si nevážíte času svých kolegů, kteří na Vás už deset minut čekají, a stavíte důležitost svého času nad jejich.

V žádném případě nečekejte na opozdilce.

S tímto poměrně rozšířeným nešvarem můžete efektivně bojovat pouze jedním způsobem – ve stanovenou dobu zavřete dveře a začněte podle plánu. Opět tím dáte najevo, že si vážíte času svých kolegů a nenecháte je marnit čas čekáním na někoho, kdo nerespektuje stanovený začátek.

Opozdilec bude muset zaklepat, vejít a omluvit se za pozdní příchod – stejně jako ve škole. Je jedno, zda se na Vás upírají zraky celé třídy nebo osmi kolegů. Je to nepříjemné tak jako tak.

Zároveň taková situace zabrání tomu, aby se to opakovalo – opozdilec si dá příště určitě dobrý pozor, aby byl na místě včas. Nejspíš dokonce dorazí jako první.

2. Program

Na úvod meetingu je žádoucí sumarizovat jeho obsah. Jelikož jste všem zúčastněným poslali program meetingu, nemusíte o něm nyní obšírně hovořit – stačí, když zmíníte hlavní body, kterými se chcete zabývat.

Účastníci jsou s plánem porady (v ideálním případě) seznámeni, proto stačí krátké připomenutí stěžejních bodů.

3. Aktivně zapojte všechny účastníky

Snažte se vyhnout tomu, aby se porada stala monologem jedné osoby. Nejen, že v takovém případě pozornost ostatních, kteří se dostali do role pasivních posluchačů, rychle klesá, ale nenaplníte ani účel meetingu.

Platí pravidlo, že žádný z účastníků porady by neměl být pouze pasivním divákem, ale všichni by měli být aktivně zapojeni. Pasivní posluchači přidají meetingu nulovou hodnotu a jsou znamením, že jste udělali chybu v rozhodování, koho na poradu přizvete.

Když budou všichni zapojeni, bude mít meeting smysl a kýženou efektivitu.

4. Hlídejte kurs plavby

Nezapomínejte, že i když se v ideálním případě budou všichni účastnit porady aktivně, Vy jste stále jakýmsi moderátorem, který určuje kurs. Bez Vašeho usměrňování by se porada mohla velice rychle stočit od stěžejních témat k marginálním záležitostem.

Do průběhu diskuze však musíte zasahovat citlivě a s rozmyslem, abyste ji docela nezadusili. Spíše ji jen usměrňujte, je v pořádku, když se objeví nová témata a souvislosti.

Ve chvíli, kdy budete mít pocit, že diskuze začíná zabředávat do podružných záležitostí, které nemají žádný přínos, navraťte jí kurs. Snadněji tak dosáhnete stanoveného cíle porady. Tyto odbočky však nepřehlížejte s nezájmem – ač téma nesouvisí s body meetingu, můžete si je poznamenat a zabývat se jimi později.

5. Buďte originální

Řídit poradu není nic jednoduchého a spoustu věcí záleží spíše na Vaší intuici a sociální obratnosti než na nějakých naučených postupech.

Pokud máte prostor a příležitost, můžete narušit tradiční podobu meetingu a vnést do nezbytných porad svěží prvky. Ne vždy je to možné, ale co třeba uspořádat meeting mimo konferenční místnost? Je venku krásně? Překvapte kolegy a narušte zavedený stereotyp.

Může to přinést nové nápady a pohledy, a zaručeně to všechny příjemně překvapí a přispěje k dobré atmosféře a náladě, v jaké se bude celý meeting nést.

Fáze třetí: Shrnutí výsledků

Úspěšný meeting by měl přinést něco nového. Nové závěry, cesty nebo úkoly.

V závěru meetingu je vhodné sumarizovat výsledek, k jakému jste se dopracovali, nejlépe i písemně.

Padla-li zásadní rozhodnutí, jež se dotýkají i dalších kolegů, kteří se meetingu neúčastnili, měli by tyto důležité informace obdržet v písemném výstupu z porady.

Z meetingu by měl navíc každý odcházet s jasnou představou, případně seznamem dalších kroků a postupů.

Více o praktických krocích k reálnému úspěchu v tištěném časopise Business Leaders. K jeho odběru se přihlaste zde.

Facebooková stránka pro komunikaci s námi je zde.

© Veronika Vajglová