4 zbytečné chyby, které při schůzkách kradou drahocenný čas

- Reklama -

Schůze, schůzky, porady, jednání… Je jich spoustu, jsou nutné a trvají zbytečně dlouho.

Jistě to známe všichni.

Bez pravidelného setkávání se s klienty, zákazníky, obchodními partnery, nadřízenými, podřízenými, kolegy a dalšími, by nás byznys nešlapal tak dobře, jak šlape.

Respektive by zřejmě nešlapal vůbec.

Nevyvratitelným faktem však zůstává, že ona pracovní setkání většinou seberou více času než je vhodné.

Za den sice zvládnete vyřídit třeba 5 schůzek, kdo za Vás ale vyřídí práci, která během jednání leží netknutá na pracovním stole?

A potom se začne kupit a hromadit… A problém je na světě.

Absolvujete-li velkou schůzi či konferenci, jistě se do pracovního procesu vracíte s novou energií, jasným seznamem úkolů, které je nutné zpravovat, a vizí určitého konkrétního směru. Tedy úplně jiný pocit, než když se vracíte z průměrného shromáždění, jehož téma Vás zajímalo jen velmi málo a jediné, nad čím přemýšlíte, je otázka, zda skutečně účast byla nutná a zda Vás spíše neokradla o další drahocenný čas, který jste mohli využít daleko lépe.

Jak zařídit, aby se i takové tuctové shromáždění stalo úspěšným?

Aby Vám i ta nejméně důležitá schůzku dala přesně to, co Vám dát má?

Abyste netrávili zbytečně moc času plkáním o banalitách, jejichž řešení v reálném čase nezabere více než pár minut?

Máme pro Vás dobrou zprávu. Průběh každého jednání lze zvrátit ve vlastní prospěch. Jen je třeba vědět, jak na to. A my to víme. A chceme se o to s Vámi podělit. Představujeme 4 chyby, které Vás připravují o drahocenný čas a návrhy řešení, jak se jim vyhnout.

1. Nedostatek plánování

Velká a úspěšná setkání vycházejí ze včasného a pečlivého plánování.

Vždy se ujistěte, že jste přesně a jasně definovali všechny cíle a vytvořili podrobný program setkání, který jste alespoň týden předem odeslali všem pozvaným. Dáte-jim tak možnost připravit se dopředu a případně si promyslet určité otázky, nebo dokonce řešení týkající se problémů, které se zde chystáte rozebírat.

Prostor pro spontánní diskuzi je samozřejmě v pořádku a nutný. I spontánní diskuze je ale mnohem přínosnější, vzniká-li již na základě předem promyšlených podnětů. Snáze se potom koriguje její směr, průběh a také délka trvání.

Najděte si čas i pro zařízení záležitostí jako je zasedací pořádek, ozvučení, občerstvení, zajištění doplňkových materiálů jako jsou letáky, projekce pro prezentaci v PowerPointu, apod. Vypracujte seznam často požadovaných položek a před každým zasedáním zkontrolujte, zda je kompletní. Vyhnete se tak zbytečným zmatkům a nedorozuměním, která dokáží spolknout pěkné množství času, jenž můžete věnovat důležitějším věcem.

2. Nepřítomnost odpovědného vedoucího

Pokud se nikdo nestará o hladký průběh, může se celá schůze minout účinkem, protože ztratí směr, jímž by se měla ubírat a sejde z cesty, která pro ni byla vytyčena. Spolu s tím se začnou do nenávratna ztrácet i drahocenné minuty Vašeho času…

Pokud na to nemáte kapacitu sami, najměte schopného asistenta, který bude plnit funkci vedoucího a bude z tohoto postu dohlížet na to, aby všechno běželo tak, jak má. Schopný vedoucí dokáže výrazně posílit celkový výsledný dojem ze zasedání, může napomoci pozitivní diskuzi a přiřadit vhodné navazující činnosti.

3. Neschopnost předvídat silné reakce

Kontroverzní témata by se měla probírat v průběhu schůzky. Rozhodně není dobré odkládat jejich nakousnutí na samotný závěr, protože účastníci pak s největší pravděpodobností budou sál opouštět rozladění a podráždění. A to přeci nechcete.

Proto ožehavá témata a jejich otevření naplánujte ideálně do první poloviny setkání, kdy je ještě reálné pozitivně zpracovat případné negativní či jakkoliv nepříjemné reakce. Pokud se to podaří, rozpustí se ve spontánní diskuzi, která při dobrém vedení přirozeně nastane.

Zároveň dostanete Vy, jakožto organizátor, a účastníci, jakožto aktéři, možnost připravit případné další otázky a formulovat názory, které by v opačném případě obě strany mohly zastihnout nepřipravené.

4. Neexistující závěr a shrnutí

Dokonce i výsledky toho nejlepšího setkání mohou přijít vniveč, pokud není jasně dána návaznost a propojení s úkoly, které je pro tento účel nutné vykonat. Tím nejefektivnějším řešení je poslat všem, kteří se jednání účastnili, mail, v němž najdou shrnutí myšlenek, jež byly v průběhu schůze diskutovány.

Samozřejmě, že každý účastník by si měl sám dělat poznámky. Nebuďme ale naivní. Jednak zdaleka ne všichni vykazují takovou míru pečlivosti, která je nutným předpokladem pro vytváření poznámek, jednak je mnohdy mnohem lepší soustředit se na mluvené slovo a neodtahovat pozornost ke škrábání na papír.

Pokud zařídíte, aby každý, kdo se konference zúčastní, obdržel po jejím ukončení mail s přehledným shrnutím, v ideálním případě doplněným o náznak kroků, které z něj vyplývají, můžete si být jistí, že to, co jste chtěli ostatním předat, nebude zapomenuto.

Proč?

Protože tímto vstřícným gestem umocníte pozitivní pocit, který přetrvává po dobře vedené poradě. Podchytíte jej dříve, než stihne zmizet a podpoříte tak rodící se iniciativu a kreativitu.

Dost možná se následující pracovní den ozve nesmělé ťukání na dveře Vaší kanceláře, za nimiž se následně zjeví člověk, kterého jste do té doby považovali za totálně neprůbojného bez zvláštního potenciálu…

A ten člověk přijde s nápadem, za nějž ho začnete milovat.

Diskuzní stránka BusinessLeaders je zde.

© Kateřina Lukášová

- Reklama -