Efektivní plánování: Stanovte si cíle tak, abyste je dokázali splnit

- Reklama -

Také se vám stává, že si do diáře na každý den napíšete seznam úkolů, které chcete stihnout, ale na konci dne jste rádi, že jste splnili aspoň jeden? Míváte pak výčitky svědomí, že jste toho nestihli víc?

Pak je načase začít si plánovat čas tak, aby vás už nestresovalo to, že nestíháte plnit úkoly, které jste si stanovili, ale abyste měli dobrý pocit z toho, že je naopak plnit dokážete.

Dnes si ukážeme jen základní pravidla při plánování a třídění úkolů a cílů. Celý souhrn pravidel pro efektivní plánování času a podrobné postupy, které skutečně fungují díky metodě GTD (Getting Things Done, česky Mít vše hotovo), si můžete přečíst v knize Mít vše hotovo, kterou koupíte ZDE.

A teď blíže k samotným pravidlům.

Buďte konkrétní

Vždy, když si stanovujete nějaký cíl, měli byste myslet na to, aby byl především dosažitelný. Rovněž je zapotřebí, abyste úkol stanovili co nejkonkrétněji. Nestačí zapsat do diáře například: Začít cvičit, ale třeba: Běhat třikrát týdně, nebo místo úkolu: Uklízet napíšete: Uklidit kuchyň a umýt koupelnu.

Rozlišujte mezi přáním a úkolem

Důležité je také to, abyste rozlišovali mezi přáním a úkolem. Každé vaše přání si musíte poznamenat tak, aby bylo jednoduše přeformulovatelné na konkrétní činnost, tedy úkol. Například přání: Přeji si umět cizí jazyk je sice hezké, ale samo o sobě vás k žádné činnosti nepřiměje. Raději napište: Přeji si umět anglicky, proto budu chodit na kurz dvakrát týdně, každé úterý a čtvrtek. Tak jste si stanovili konkrétní činnost. Samozřejmě úkol můžete ještě rozšířit o další úkoly jako: Přihlásit se do kurzu, Zaplatit kurz, Sehnat si učebnice.

Pište si všechny myšlenky, úkoly i cíle

Nezapomínejte na to, že je mnohem lepší si všechny poznámky, plány, úkoly a cíle zapisovat. Když budete úkoly nosit v hlavě, snadno na ně zapomenete. Navíc když je budete mít pohromadě v papírovém nebo elektronickém diáři, můžete je nosit neustále při sobě, vyhodnocovat je, měnit nebo uspořádávat podle důležitosti okamžitě.

Přiřaďte úkolům priority

Ale jak si úkoly třídit tak, abychom ihned věděli, které mají přednost před ostatními, a které naopak ještě nějaký čas počkají? Priority můžete rozdělit do čtyř skupin:

A – vysoce naléhavé a důležité (úkoly je třeba vyřešit co nejrychleji, nejlépe dnes)

B – důležité, ale méně naléhavé (úkoly, které sice nemusíme dělat dnes, ale jsou důležité pro dosažení našich cílů, proto s nimi nesmíme příliš otálet; každý den byste měli splnit alespoň jeden úkol z této kategorie)

C – velice naléhavé, ale méně důležité (úkoly, které nejsou důležité pro plnění vašich cílů, proto je můžete předat někomu jinému nebo je odmítnout)

D – málo důležité i málo naléhavé (úkoly, které vás nikam dál neposouvají a rozhodně nevedou ke splnění vašich cílů)

Pravidlo 20 a 80 procent

Znáte Paretovo pravidlo? To říká, že 20 % vynaloženého úsilí přinese 80 % výsledků. A naopak zbylých 80 % úsilí vynaložíme na něco, co nám přinese jen 20 % úspěchu. A to v praxi znamená, že většinu svého času věnujeme něčemu, co vůbec není podstatné. Proto je nutné správně si nastavit pro jednotlivé úkoly priority (A, B, C, D).

Rada na závěr:

Jestliže si budete stanovovat jen samé velké, a hlavně dlouhodobé cíle, může se snadno stát, že k nim ani nikdy nedojdete. Věnujte tedy stejnou pozornost i krátkodobým a střednědobým cílům a ty pravidelně plňte. Vytvářejte si konkrétní plán činností na den, týden, měsíc i rok a pravidelně ho revidujte, obměňujte nebo redukujte podle potřeby. Jedině tak máte šanci, že se vám podaří dosáhnout svých dlouhodobých cílů.

Jak zvládají časové vytížení vrcholoví manažeři, řadoví zaměstnanci nebo podnikatelé? V magazínu BUSINESS LEADERS se dočtete jejich příběhy, kterými se můžete inspirovat i vy. Stačí, když vyplníte TENTO formulář. Neplatíte žádné poštovné, to hradíme my.

© Michaela Dočkalová

- Reklama -