Jak přestat nestíhat? 5 kroků podle Davida Allena

David Allen na jedné z prezentací
- Reklama -

Znáte ten pocit, když máte v hlavě snad tisíc úkolů různé velikosti, a stejně je nestíháte, jak byste chtěli? Kvůli práci zapomenete na narozeninovou oslavu, kvůli přípravě důležité prezentace odložíte ranní sportovní trénink a přes veškerou snahu všechno stačit Vám sem tam něco zásadního vždycky uteče?

Čím to je? Pozor – to není nedostatkem času, jen špatnou systematizací. A ten pojem si dnes vysvětlíme.

Téměř s každým vydáním tištěného magazínu Business Leaders se na to ptáte. Chcete na sobě pracovat a dosahovat velkých cílů, ale chtění je jedna věc a ocitnutí se v časových kleštích věc druhá. Chcete stíhat víc, ale není čas. Pracujete na maximum, ale pořád jako by to nestačilo. Trávíte v práci více času než ostatní, ale jako by to nikdo neviděl. A to Vám bere motivaci. Jak to tedy dělají úspěšní?

Protože Vám rádi doporučujeme zajímavé knihy, dnes nahlédneme do myšlenek Davida Allena a jeho díla Mít vše hotovo – Umění produktivity bez stresu. Tři miliony prodaných výtisků jsou dobrým vodítkem, ale mnohem důležitější je obsah. Co je tedy podle Davida Allena 5 základních kroků k dokonalému ovládnutí práce?

Allen upozorňuje, že níže vypsané kroky fungují pouze jako celek. Společně vedou k lepším výsledkům snáze a rychleji, než bychom čekali. Nyní tedy otázka zní: Je některý z nich Vaší slabinou a co s tím dělat?

1. Zachycujme všechny věci, které žádají naši pozornost

Nemálo lidí, píše Allen, má významné slabiny už v procesu zachycování. Většinu závazků mají stále jen v hlavě. A právě v hlavě si drží podstatně větší množství všech možných „mohl bych, měl bych, možná bych mohl“, než mají zaznamenáno jinde.

2. Ujasněme si, co znamenají a co s nimi máme dělat.

Allen podotýká: Hodně lidí zvládá sice věci zachytit, už si ale neumí ujasnit, co znamenají, případně rozhodnout, jakou akci je s nimi potřeba provést. Vytvářejí si různé nicneříkající seznamy úkolů a poznámky z porad, lepí si papírky na monitor, ukládají si poznámky v mobilu. Tak ale úkoly jen leží a otupují mysl. Samotné seznamy pak přinášejí více stresu, než kolik ho pomohou vyřešit.

3. Uspořádávejme výsledky, které nám poskytují možnosti řešení.

Jiní lidé podle Allena dokážou v konkrétním okamžiku učinit dobrá rozhodnutí, ale hodnotu svého myšlení promarní, protože si výsledky neumějí efektivně uspořádat. Takový člověk si třeba jasně řekne, že má kvůli něčemu zajít za šéfem, ale nechá připomínku ležet v nějakém „temném zákoutí“ svého mozku.

4. Promýšlejme všechny tyto možnosti.

Další lidé, dodává Allen, zase používají dobré systémy, ale zapomínají je důsledně promýšlet, takže pak nejsou dostatečně funkční. Mají třeba různé seznamy, plány a kontrolní seznamy, ale neudržují je aktuální a nedokážou je řádně využít. Mnozí lidé se skutečně nedívají pravidelně do kalendáře a nekontrolují aktuální stav věcí, událostí a termínů, takže se pak stávají obětí šílenství poslední minuty.

5. Zapojme se do řešení.

Allen podotýká: Je-li některý z předchozích čtyř článků řetězu slabý, může se člověk v konečném důsledku rozhodnout pro zapojení se do něčeho, co není v daný okamžik tou nejlepší volbou. Lidé mají neustále pocit, že pracují na něčem jiném, než by měli, že nemají čas na zásadní aktivity a že přicházejí o schopnost smysluplné činnosti – produktivity bez stresu.

To je v kostce systematizace. Pokud Vás stručně popsané principy zajímají víc, můžete si přečíst knihu Davida Allena. Čas investovaný do čtení se Vám vrátí ve zlepšeném time managementu.

Řízením času, a to i z pohledu dalších úspěšných lidí, kteří dokážou vtěsnat do svého diáře úspěšně zvládnuté úkoly, čas pro sebe i vlastní rodinu, se pravidelně zabýváme i v tištěném magazínu Business Leaders.

Nečekejte, že úspěch nebo produktivita za Vámi přijdou samy. Pojďte jim naproti. Pracujte na sobě. Vyplatí se Vám to.

Na Slovensku lze Business Leaders získat zde. Pokud chcete číst hned, a to na chytrém telefonu nebo tabletu, stáhněte si elektronickou verzi magazínu zde.

© Eva Roudnická

- Reklama -