Ukonči „hru na důležitost“ aneb 7 zásad efektivní porady

Čas jsou peníze. Opravdu víte, že má smysl se sejít?
- Reklama -

Porada. Čas, kdy stojí práce. Aktivita, která má vést k optimalizaci práce.

Je strašné, pokud je neefektivní. A bohužel, porady jsou často neefektivní.

Chcete důkaz?

Bože, těch peněz…

V USA spočítali, že každoročně firmy vyhodí za neproduktivní porady 37 miliard dolarů, přičemž každý den proběhne 25 milionů takových porad.

… a toho času!

V Evropě zjistili, že průměrně tráví zaměstnanec poradami 15 % pracovního času. Střední management tak odepíše 35 % své pracovní doby, vyšší management dokonce 50 % (v průměru). Drsná čísla.

Zaměstnanci nadto ztratí průměrně 4 hodiny týdně psaním nebo čtením podkladů či závěrů. Přípravy na porady, které následně k žádnému posunu nevedou, užírají zároveň rodinný čas, zejména ten o večerech nebo o víkendu.

V čem zvýšit nároky na druhé i na sebe?

Managementy považují v průměru dvě ze tří porad – ano, 67 % – za nezvládnuté, protože nevedly ke kýženému účelu. Co tedy dělají porady špatně vedenými? Proč se nedaří během krátkého času najít řešení problému, ujasnit si konkrétní směr nebo – když si to všechno účastníci vysvětlí – to v praxi firmu nikam příliš neposune? A co vůbec nutí manažery pořádat porady jen proto, že by se to mělo?

V tištěném magazínu Business Leaders Vám ukazujeme, jak to dělají úspěšní. Nebo se ohlížíme do historie i k nepopulárním příkladům, jenže úspěšných lidí. Například Steve Jobs rád zdůrazňoval: „Buďme měřítkem kvality. Někteří lidé nejsou zvyklí na prostředí, kde se dokonalost očekává.“ Co tedy vytváří „dokonalé podmínky efektivní porady“?

Pozitivní postoj ohledně setkání. Je to jedna z nejdůležitějších věcí, kterou lídr může udělat pro zlepšení porad. Je až k nevíře, kolik manažerů hrdě prohlašuje, že nemají rádi porady. Pracovní meetingy mají být o dosahování významných výsledků, řešení problémů, rozhodování, informovaní, inspiraci, spolupráci i motivaci. Úkolem lídra je, aby porada byla efektivní a účastníci ji neočekávali s nadšením rovným návštěvě zubaře.

Pokud poradu vedete Vy, nedelegujte její řízení a plánování na nikoho jiného. Nepředávejte plánování agendy asistentce ani jinému členovi týmu. Sami si naplánujte program a sami poradu řiďte. Abyste byli efektivní, vždy se sami sebe před poradou zeptejte a zodpovězte si, co chcete, aby se účastníci naučili, čeho dosáhli a co vyřešili. Toho se držte.

Vždy si připravte program. Každý článek, který si někdy přečtete o efektivních poradách a prezentacích, obsahují rady týkající se přípravy agendy. Přesto se stále velmi často bohužel setkáváme se schůzemi, kde neexistuje žádný program. Plánování agendy Vám pomůže zaměřit se na prioritní témata a neutéct od nich.

Vložte do formátu porad nějakou rozmanitost. Zpestření setkání je velmi důležité, aby lidé zachovávali pozornost, těšili se a neupadali do stereotypu. Můžete pozvat různé hosty, oslavit nějaký úspěch, využívejte pravidla kulatého stolu, kdy každý účastník něco řekne. Vymyslete týmovou aktivitu, nebo sem tam třeba i změňte místo setkání.

Nechte na poradách spolurozhodovat účastníky o některých řešeních. Místo sdílení informací se snažte vyřešit problém spoluprací se skupinou. Ano, může to být náročné a nejde to dělat se všemi problémy. Ale pro účastníky to bude důležité. Koneckonců, porada je tím ideálním místem, kde se najednou setkají lidé, kteří se třeba denně nevídají, a mohou proto přinést každý svůj pohled a návrh.

Čas od času není od věci špetka humoru. Řídit poradu neznamená být bezemočním drsným manažerem. Trocha humoru a pokory nikdy neuškodí, ba naopak přinese pracovním setkáním lidskost a „čerstvý vzduch“, ve kterém se vždy pracuje lépe.

Kontrolujte. Sledujte jednotlivé úkoly porady a ujišťujte se, že lidé dělají to, co říkají. Nikdo z nás nemá šanci si pamatovat všechny úkoly všech účastníků. Nejjednodušším a ověřeným způsobem je zápis z porady, který zaznamená úkoly, kdo za ně zodpovídá a do kdy budou realizovány. Zápis může dělat asistentka a všem účastníkům jej následně zašle. Na příštím setkání je třeba kontrolovat úkoly z minula.

Spoustu inspirací pro zlepšení Vašich výsledků přináší aktuální vydání tištěného magazínu Business Leaders. Učte se rozvíjet sebe, druhé a své týmy podle úspěšných lidí dnešní doby.

Magazín přijde na Vaši adresu, údaje zadejte zde.

© Eva Roudnická

- Reklama -