5 pilířů úspěšného plánování

Stačí pár minut po probuzení – a je naplánováno. Stačí pár minut před spaním – a je vyhodnoceno.
- Reklama -

Chcete být ve svém úsilí efektivnější?

Potřebujete mít lepší přehled o svých aktivitách, důsledněji je vyhodnocovat, rozumněji plánovat?

A nevíte, jak na to?

Proto jsme vytvořili speciální diáře, které Vás provádějí jednotlivými dny, týdny i projekty. Nejsou to jen prázdné stránky s daty. Využívají časové osy, myšlenkové mapy, vizualizaci a jsou proloženy motivací. Nahlédnout můžete zde.

Snídaně Karolíny F.

Využíváte je i jako zápisníky myšlenek, nápadů, úkolů, to všechno je samozřejmě dobře a možné. Jaké pilíře by ale mělo být efektivní plánování?

Protože ne každý z Vás má naše speciální diáře a možná používáte jen obyčejné prázdné zápisníky, kalendáře či standardní diáře, velmi zobecním následující řádky pro všechny.

  1. Směr k velkému cíli

Než začneme psát, něco si nejprve ujasněme:

To, co si budeme plánovat, nás musí posouvat k dosažení dlouhodobého cíle – něčeho, co sice přesahuje tento den, ale až jednou svůj dlouhodobý cíl splníme a ohlédneme se zpět, uvědomíme si, že i tento den k tomu přispěl.

Mysleme na to. Pokud tento den, tak jak ho plánujeme, nebude součástí našeho dlouhodobého cíle, proč ho tak stavíme – proč marníme čas?

Nuže, a nyní již hrot tužky přitlačme do papíru. Začněme psát.

  1. Aktivita krok za krokem

Pokud je naším dlouhodobým cílem být například vyhledávaným fitness trenérem, pak směrovkou k tomuto velkému cíli (viz bod 1) je dnes bezvadně obsloužit klienta A. Takto doslova by však náš cíl dne neměl znít. Neříkal by nic o tom, JAK toho dosáhnout.

Musíme si tedy tento cíl rozdělit na konkrétní úkoly, na konkrétní kroky ke splnění dnešního cíle. Typicky:

Příklad kroku za krokem

Proč právě toto: Jak zdůrazňujeme v každém magazínu Business Leaders, každý den máme omezený čas a energii. Abychom byli efektivní a zvládli své úkoly, musíme držet zacílení, dělat to, co je důležité, a naopak nedělat to, co zabíjí náš čas.

O tom je i další bod.

  1. Priority

Uvedu svůj přístup jako příklad. Vám může vyhovovat jiný. Nicméně je důležité znát režim, v jakém nejlépe fungujete, a toho se držet.

Já vždycky to nejdůležitější z celého dne dělám hned po ránu jako první (pokud to je časově a technicky možné). Proč to tak dělám? Protože mám po ránu nejvíce energie a vnitřní vůle.

Připomínám: Naše energie a vnitřní vůle jsou omezené zdroje. Průběhem dne obvykle uvadají. Musíme tedy s nimi nakládat velmi moudře. Právě energie a vůle rozhodují o tom, co každý den zvládneme a co ne.

Já to nejdůležitější dělám po ránu i proto, že když to udělám, mám ze sebe dobrý pocit a naberu skvělou mentální energii pro celý den. Naopak když začnu den hned výmluvami a drobím-li nebo odkládám to, co je pro mě důležité, jsem i v dalším průběhu dne již bez tahu na bránu a mrhám energií s tím, že „dnešek je prostě Den Blbec.“ (Přitom den za to rozhodně nemůže.)

Ukázka využívání diáře Hankou B.
  1. Nové úkoly

Samozřejmě, žádný den neprobíhá podle plánu. Do každého dne vstupují nové úkoly a aktivity tak, jak se objevují. Lidé často váhají: Mám je dělat hned, nebo odložit na později? A v obou případech narážejí na problém. Když nové úkoly a aktivity dělají hned, rozbíjejí si tím svůj plán a na konci dne zjistí, že vlastně neudělali nic z toho, co chtěli. A když nové úkoly a aktivity odloží, nejsou plně soustředěni na to, co dělají, ošívají se, protože nové úkoly a aktivity nosí v hlavě jako něco, co je „ještě tento den čeká“.

Opět Vám prozradím své pravidlo, ale Vy si můžete stanovit jakékoli jiné.

Moje pravidlo zní: Co mi neočekávaně vstoupí do mých naplánovaných úkolů a trvá méně než 2 minuty, to udělám hned. Co by mi trvalo déle a vážně narušilo můj plán, to „odkládám z hlavy na papír“. Nechci večer zažít pocit, že jsem vlastně neproduktivní a nenaplněný, protože jsem nesplnil svůj plán. Navíc by mě deptal pocit, že nekontroluji svůj život a kdokoli jiný mi ho může nabořit svými požadavky. Abych došel ke svému dlouhodobému cíli, musím svůj život kontrolovat.

„Odložit nový úkol z hlavy na papír“ znamená zapsat si ho do diáře (viz dále).

  1. Revize dne

Mnoho lidí tuto formalitu nenávidí. Zejména ti, kteří neplánují. Na konci dne si často uvědomí, že vlastně nic podstatného neudělali a že další den ze svého života jen odkrojili.

Lidé, kteří plánují, ale tuto formalitu často milují. Baví je, protože si uvědomí, co za jeden jediný den důležitého zvládli.

Mé hodnocení dne netrvá dlouho. Minutu, dvě. Déle pouze tehdy, když potřebuji hlubší sebereflexi.

Hodnocení dne by mělo být odpovědí na dvě otázky: Co šlo dobře? Co mohlo jít lépe (nebo jinak)? Obojí vytváří zkušenost a ponaučení.

Využívejte čas při čekání na obchodní partnery. Od toho diář je.

Sečteno, podtrženo

Kdykoli načínám nový den ve svém diáři, držím tuto strukturu psaní:

  1. Dnes
  2. Nové
  3. Zhodnocení

Dnes: Soupis úkolů, které potřebuji zvládnout, nebo dílčí kroky, které potřebuji učinit.

Ujistím se, že všechno na mém seznamu je opravdu důležité – to, co dnes akutně potřebuji uskutečnit.

Pak tyto úkoly očísluji podle priority, respektive vyberu ten úkol, který je nejdůležitější a potřebuji ho udělat jako první.

Jistěže na seznamu budou i menší (méně důležité) úkoly jako „domluvit návštěvu zubaře“. Ale ty nemají vysokou prioritu, mohou být vyřízeny později, případně další den.

Nikdy na seznam nepíšu tak samozřejmé ranní věci jako důkladná a zdravá snídaně, cvičení (běh), hygiena a výběr oblečení, ve kterém se budu cítit perfektně. To už jsou automatismy.

Nové: Nově dopsané úkoly a aktivity si vždycky zaznamenám, abych si je nemusel pamatovat. Ale pokud nejsou akutní, nesnažím se je dělat ten den.

Zhodnocení: Je pro mě závěrečnou odměnou, která mi dává příjemný pocit sebeuspokojení a zadostiučinění. To se pak usíná…

Speciální motivační diáře jsou ještě k dispozici zde.

© Petr Casanova

- Reklama -