Revoluce ve firemních poradách aneb Bezosovy dvě pizzy

- Reklama -
  • 9 z 10 lidí přetrpí firemní porady za stavu bdělého snění
  • 25 % času strávíme diskutováním irelevantních problémů
  • 50 % pracujících považuje porady za absolutní ztrátu času
  • 73 % lidí přiznává, že se na schůzích věnuje multitaskingu
Petra Boušková

Proč? Proč pokaždé, když dostanu další pozvánku na poradu, se mi protočí panenky?

Máte to podobně? Nebylo by divu.

99 % populace firemní porady nesnáší a my si můžeme číst nové a nové statistiky o tom, kolik neproduktivních hodin a bilionů eur stojí ročně toto utrpení.

Pojďme to tedy změnit! A to od píky.

Ostatně, modernímu leadershipu věnujeme celé nové vydání magazínu Business Leaders. (Více o něm zde.)

Jak začíná každá schůze? E-mailovou pozvánkou!

Já vím. Všichni to víme. Lítáme z jedné zasedačky do druhé a není čas vymýšlet dlouhé popisy. Už jenom v Outlooku naklikat všechny relevantní osoby je práce, při které si připadám jako při pípání zboží na kase. Ale!

Každá promyšlená agenda nese své výsledky. Navíc ušetří čas jak Vám, tak ostatním.

Jak tedy připravit rychle a efektivně e-mailovou pozvánku? Udělejte to obráceně!

Nejdříve napište obsah schůze, a až potom přidejte účastníky. Pomůže Vám to se zamyslet nad rolí každé osoby a pozvete jen ty, kdo tam opravdu mají být. Inspirujte se ověřenou metodou CEO Amazonu a nejbohatšího muže světa Jeffa Bezose „dvě pizzy“. Jednoduchý princip: Čím více lidí, tím menší produktivita. Bezosovými slovy: Nikdy neplánujte schůzky, kde by dvě pizzy nenasytily všechny účastníky.

Buďte specifičtí!

1. „Hezké ráno, zvu Vás na poradu s názvem XX…“

Pozdravte, tím si lidi otevřete, nakloníte, nebudou Vás brát jako dalšího despotického šéfa, který jim jde akorát vynadat a zadat úkoly. (I když to třeba pak v úmyslu máte…)

2. „Účelem této porady je prodiskutovat/shodnout se/navrhnout /probrat/ukázat YY.“

Jasně určete, proč danou poradu svoláváte. Nevědomost je zkáza lidstva.

3. „Výsledkem této porady bude ZZ.“

Pracovní den má 8,5 hodiny. A Vy požadujete, aby lidé opustili rozdělanou práci a debatovali s Vámi půl hodiny, hodinu. Dejte jim tedy jasně najevo, co očekáváte jako výstup. A proč bez daného výstupu se zkrátka nemohou posunout dál.

4. „Účastníky jsou AA a jejich role v daném projektu je BB.“

Zcela klíčové a nové! Ohromný benefit pro Vás i pro všechny zúčastněné bude, když předem popíšete, koho zvete, jaká je jeho role v rámci tohoto problému, a ideálně i to, co od něj během schůzky požadujete.

5. „Předem děkuji za Vaši účast a čas. S úctou…“

Od chvíle, kdy lidem začnete děkovat za to, že si ve svém nabitém kalendáři najdou na Vás čas a projevíte ještě úctu k tomuto činu, stane se něco, co nečekáte. Lidé budou více přijímat pozvánky!

A co pak?

Jak efektivně vést poradu?

  • Přijďte včas a připraven.
  • Na začátku zopakujte celou agendu (a držte se jí!).
  • Vy jste lídr. Vy schůzku moderujete. Zůstaňte tedy za každé situace klidní a soustřeďte se na cíl a výsledky. Bouřlivé hádky či vyprávění, jak někomu umřel pejsek, sem nepatří.
  • Neřešte primárně „Co když to nebude fungovat?“, protože pak skončíte v nekonečném negativním kolotoči. Soustřeďte v první řadě na pozitivní scénáře a jak jich docílit.
  • Nehledejte dlouze viníka problému. Situace před Vámi leží na stole, ať už pachatele najdete, nebo ne. Neobviňujte, jednejte.
  • Dejte každému prostor se vyjádřit, ale mějte pod kontrolou upovídané kolegy. Čas kvapí. Pokud potřebujete někoho ukočírovat, zastavte ho, poděkujte mu a oznamte mu, že vše dořešíte následně soukromě.
  • Ukončete poradu vždy včas, klidně i dříve. Za každou ušetřenou minutu Vám všichni poděkují.
  • Shrňte nakonec, co jste probrali. Zopakujte jednotlivé Vaše úkoly, úkoly ostatních s jasně stanovenými deadliny.
  • Poděkujte všem zúčastněným za jejich čas. Vyjádřete ujištění, že v případě jakýchkoliv dotazů jsou Vaše dveře jsou otevřené, a dodejte něco pozitivního. Bez dlouhého otálení pak poradu s úsměvem ukončete.

9 z 10 lidí přetrpí firemní porady ve stavu bdělého snění. Buďte ti, co je probudí! Buďte revolucionářem ve firemním brainstormingu.

Jak být lepším lídrem? Jak zajistit, aby Vás následovalo více lidí? Jak dosáhnout jejich produktivity a prospěšnosti celému týmu, firmě? Jak si zvýšit pasivní příjem? Vše najdete v novém Business Leaders.

© Petra Boušková, Presentation Skills Trainer, www.petrabouskova.cz

- Reklama -