Ovládněte e-mailovou komunikaci

- Reklama -

Nezáleží na tom, jestli píšete e-mail svému vysokoškolskému profesorovi, nebo potenciálnímu obchodnímu partnerovi. Jde-li o oficiální konverzaci, která může rozhodnout o vašem budoucím úspěchu, je dobré vést ji profesionálně. Nemluvím tady o e-mailech kolegům, ve kterých je zvete na večerní pivní posezení, ale o případech, kdy píšete někomu, na koho se zkrátka vyplatí udělat pozitivní dojem.

1. Profesionální e-mailová adresa

Pokud je Vaše e-mailová adresa květinka269@mail.cz, věřte mi, že tím dobrý dojem neuděláte. Ať už píšete komukoli. Takže honem na oblíbený gmail a založte si novou, profesionální adresu. (Osobní tip: místo klasické tečky mezi jméno a příjmení zkoušejte méně běžné oddělující znaky, jako je například písmeno x.)

2. Předmět

Nezapomínejte na něj a nesnažte se v něm působit tajemně. Napište jasně a několika slovy, co je obsahem e-mailu. Tedy například „odpověď na pozici xy“, „nabídka spolupráce“ a tak dále. Nepoužívejte nicneříkající předměty typu „rychlý dotaz“.

3. Oslovujte

Pokud je to alespoň trochu možné, vzdejte se oslovení typu „dobrý den / odpoledne / večer“. Místo toho používejte spojení „vážená paní / pane xy“. Vypadá to mnohem profesionálněji, a navíc tím hned v úvodu trochu vyzdvihnete ego adresátovi, čímž zaujmete jeho pozornost. Jeho jméno vždy skloňujte, neoslovujte tedy „pane Vomáčka“, ale „pane Vomáčko“.

4. Zůstaňte formální

Vyhněte se smajlíkům, vtipům, zdrobnělinám a podobně. Samozřejmě můžete konverzaci lehce nadnést, ale vždy se zamyslete nad tím, jestli vám to neubere na kýžené profesionalitě.

5. Zvýrazňujte důležité

Jen prosím ne takto! Mezi kurzívou, podtrženým a tučným textem si musíte vybrat. A to pouze jeden styl zvýraznění. Nikdy je nekombinujte a vždy označujte jen výjimečné části textu. Překombinovaně zvýrazněný e-mail působí úplně stejně neprofesionálně, jako byste ho celý napsali písmem Comic Sans. V e-mailu se pro jistotu vždy držte nastavených fontů.

6. CAPS LOCK

Pokud máte pocit, že je nutné ho na nějakém místě použít, je z 99 % špatný. Prostě ho nepoužívejte. Ale vážně.

7. Interpunkce

Potřebujete na něco upozornit?!!!!!!!!!!!!!!! Takhle to nedělejte. Používejte vždycky jeden vykřičník a jeden otazník.

8. Buďte struční a věcní

Při psání e-mailu si neustále představujte, že na druhé straně sedí naprosto otrávený a vyčerpaný adresát. Nechcete jeho stav ještě zhoršit, že ne? Pak se vyvarujte veškerých odboček od toho nejdůležitějšího, co mu potřebujete sdělit. Pište krátké věty.

9. Přílohy

Neposílejte textové přílohy v editorech jako je Microsoft Office Word nebo OpenOffice Writer, ale ve formátu PDF. Pokud nevíte, jak na to, kolegové nebo děti vám rádi poradí. Nic na tom není. Pokud tak nečiníte, je to jako byste místo hotového projektu odevzdávali jen poznámkový blok.

10. Zakončení

Můj osobní tip: Nezakončujte mail obligátním „s přáním pěkného dne“. Působí to příliš uniformně. Zkuste vymyslet něco jiného. Zaujmete a budete více osobní. Popřejte druhé straně úspěšný konec pracovního týdne, pěkný víkend nebo prožití blížících se svátků. Nebo napište jednoduše „Hezký den xy.“

Hledáte návod na úspěch? Zkuste to tady: nechte si zaslat náš tištěný magazín Business Leaders.

Barbora S.

- Reklama -