Virtuální asistentka šetří čas i peníze

- Reklama -

Každý z nás by někdy potřeboval delegovat práci na někoho jiného. Vytížení podnikatelé a řídicí pracovníci často žijí v představě, že vše zvládnou nejlépe sami, a stále dokola se dřou s věcmi, které by dělat nemuseli. Někteří by zase dali všechno za to, aby mohli přenést zodpovědnost za část svých úkolů, ale na dalšího pracovníka jim chybí kancelářský prostor nebo finance. Pokud řešíte podobné problémy, pak vězte, že existuje řešení: virtuální asistentka.

Ne, nemám na mysli Siri, kterou znáte z applovských operačních systémů. Virtuální asistentka je lidská bytost a pomocná síla, jak ji znáte z běžného firemního provozu. Vyřizuje telefonní hovory a e-maily, zpracovává smlouvy, připravuje podklady pro účetní. Pohybuje se ale mimo prostor kanceláře a vy jste s ní v kontaktu pouze virtuálně – přes telefon, mail, případně Skype. V tom spočívá hned první výhoda – pro virtuální asistentku nemusíte mít vyhrazen žádný kancelářský prostor. Ocení to hlavně ti, kteří, tak jako často ona, pracují z domova.

Další velkou výhodou virtuální asistentky je, že jí platíte pouze za čas, který strávila plněním zadaných úkolů. Pokud najmete klasickou pracovní sílu na plný úvazek, může se stát, že pro ni po jistou část dne nebude mít využití. Nehledě na mimosezónní období a jiné výkyvy, kdy nemusí být práce téměř žádná. To se vám s virtuální asistentkou nestane. Bude k ruce jen tehdy, kdy ji budete potřebovat, a bude plnit přesně ty úkoly, na kterých se domluvíte. Například za 3 Kč/min., jak uvádí jeden ze zprostředkovatelů.

Možná vás to překvapí, ale virtuální asistenci se dnes u nás věnuje řada zprostředkovatelů a podnikatelek na volné noze, takže máte skutečně z čeho vybírat, ať už chcete podobnou pracovní sílu najmout, nebo se jí stát. Pro účely vykonávání této profese je dokonce možné absolvovat i specializovaný kurz.

Virtuální asistentka vám může pomoci s řadou věcí od těch základních, jako je vyřizování korespondence, až po ty více specializované, jako je napsání tiskové zprávy nebo správa sociálních sítí. Záleží na nabízených službách dodavatele a míře odbornosti vašich požadavků. Před tím, než si virtuální asistentku najmete, doporučuje se svěřit jí testovací úkol. Obě strany tak budou mít šanci poznat možnosti a limity případné spolupráce.

Jaké další úkoly můžete dát virtuální asistentce na starost? Tak například:

  • Výzkum trhu.
  • Přepis rozhovoru nebo nahrávky s vlastními myšlenkami či poznámkami.
  • Tvorbu prezentace.
  • Vedení podkladů pro účetní a hlídání splatnosti faktur.
  • Nákup kancelářských potřeb.
  • Zařízení letenek.
  • Běžné pochůzky na poštu či úřady.
  • Personální agendu a vedení pracovně-právních písemností a dokumentů.
  • Obvolávání schůzek.
  • Udržování kontaktů s klienty, zatímco budete na dovolené.
  • A mnoho dalšího.

Tím, že částečně vzdáte své odpovědnosti, získáte prostor pro vlastní kreativitu. Věnujte svůj čas pouze tomu, v čem jste nejlepší. Vše ostatní, pokud jen trochu můžete, delegujte dál.

Chcete být v práci efektivnější? Způsoby pro vás hledáme také v tištěném magazínu Business Leaders. Pořiďte si jej zde.

Barbora S.

- Reklama -