Jak být produktivnější a usínat každý den s čistou hlavou?

Kde poslouchat náš podcast?

Spotify
iTunes

Pero a papír jsou nejúčinnější zbraní každého manažera. Nevím už, jestli jsem tuhle větu někde slyšel, nebo ji četl v nějaké knize, nicméně musím přiznat, že jí začínám čím dál více rozumět. Těžko říct, jestli je to tím, že stárnu, nebo tím, že neustále rozšiřuji portfolio rolí, do kterých dobrovolně a vědomě vstupuji. Každá z těchto rolí obnáší další a další úkoly, které je potřeba řešit, projekty, které chci rozvíjet, a někdy už prostě není v lidských silách uchovat si každou myšlenku v hlavě. Dříve jsem byl hrdý na to, že si nemusím nic moc zapisovat a vše si pamatuji, dnes si den bez poznámek nedokážu představit. 

 Zapisování poznámek do evernote mi pomáhá v závěru každého dne s plánováním. Vím díky tomu, čemu se chci věnovat následující den, a snadněji si tak zpracuji seznam úkolů na další den. Seznamy úkolů si tvoří většina z nás, jak ale s těmito seznamy dále pracujete? Máte jen soupis úkolů na vašem to-do listu a ty jen nahodile plníte, nebo s tím ještě dál pracujete?

 Seznamy úkolů bývají dlouhé, někdy mám pocit, že někteří z nás mají potřebu vyjádřit svou nenahraditelnost a důležitost nekonečným seznamem úkolů. Zatímco seznamy úspěchů bývají mnohem kratší, a přitom tyto seznamy by měly dávat najevo, jak důležití a nahraditelní jsme. Protože nenahraditelný samozřejmě není nikdo. 

 Bohužel seznamy úkolů tak, jak je známe, nás mnohem častěji vedou právě k multitaskingu, pocitu vyhoření, zbytečným stresům a podobným stavům, které nejsou synonymem pro úspěch. I když vlastně poslední dobou mám občas pocit, že to tak někdo může vnímat. Občas se mi zdá, že člověk musí nejdřív vyhořet, aby mohl dosáhnout úspěchu, když slyším příběhy některých úspěšných lidí. Upřímně si myslím, že lepší cesta je stát se úspěšným bez vyhoření. A věřte, že i to je možné, že vyhoření není podmínkou úspěchu. Jak ale na to?

 V předchozí epizodě jsem mluvil o multitaskingu a o tom, že bychom měli vždy přemýšlet nad tím, jak se mu co nejefektivněji vyhnout. No a první krok, který nám k tomu pomáhá, je právě práce s naším to-do listem, s našimi úkoly a jejich prioritizace. Jestliže pracujete na více projektech nebo děláte více činností, které souvisejí s jedním projektem, jednoduše si vyznačte ve svém seznamu úkolů, které úkoly spolu souvisejí a který z nich má větší prioritu. 


I cesta může být cíl. MÍT směr je podstatné, ZNÁT cestu důležité a VĚDĚT její plán k nezaplacení. Nebojme se občas zastavit a dozvědět se více o možnostech naší cesty za úspěchem.

Věnujte tomu čas, přemýšlejte nad tím tak, že plánujete svou cestu za úspěchem a vaším úkolem je dojet co nejdál co možná nejrychleji a ujet při tom nejkratší možnou vzdálenost. Představte si, že byste si sedli do auta bez mapy a navigace a rozhodli se, že pojedete z Prahy někam do tramtárie, nevím, třeba do Rumunska. To je jedno. Co asi tak budete vědět bez mapy a plánu cesty? Asi budete vědět, jakým směrem se vydat, možná si budete schopni představit prvních pár kilometrů, ale co když dojedete někam, kde už to neznáte? Začnete bloudit, budete se zbytečně vracet, možná vám někde dojde palivo, tak budete muset chvíli tlačit. Možná že jednou do cíle dojedete, ale není lepší tam přijet v klidu, plný sil a s čistou hlavou?

Úplně stejné je to s plánováním. Vy nepotřebujete teď hned znát celou cestu, to ne, ale nemůžete se po celou dobu spoléhat jen na to, že znáte směr, jakým jste se vydali. A vůbec nevadí, když při cestě zastavíte, přeskočíte do jiného auta a uděláte malou odbočku, důležité je, abyste se nevraceli, dost špatně se nám totiž posouvá dopředu, když chceme kráčet dvěma směry.

Navíc, když budete věnovat pravidelně čas správnému plánování, zapisování úkolů a jejich prioritizaci, ulevíte tím své hlavě. Občas je prostě fajn, když nemusíme myslet na všechno, stačí jen vědět, že jsme chtěli někde na cestě zastavit a možná někam na chvíli odbočit.

Co se týče mého plánování a prioritizace mých úkolů, řídím se vždy základním Paretovým pravidlem. Vím, že v rámci osobního rozvoje je to už ohraná písnička a že jste o Paretovi slyšeli asi milionkrát. Mně to ale opravdu funguje. Zkuste se na to někdy zaměřit. Jestli máte na to-do listu deset úkolů, tak jsem skoro schopen se vsadit, že jen dva z nich budou mít takovou prioritu, která vám přinese 80 % zisku nebo klidně hodnoty, kterou splněním úkolu získáte. Jestli tam těch úkolů máte sto, tak jich bude lukrativních 20. Nevím, jestli to tak mám, proto, že to tak chci mít, ale prostě to skutečně vychází.

  Prostě a jednoduše nikdo z nás není robot a nemůžete sami po sobě chtít udělat všechno teď a hned. Prostě to nefunguje. Ve chvíli, kdy budeme koukat jen na seznamy našich úkolů, bez určení jasných priorit, tak se z toho jedině zblázníme. Mně nejvíce funguje jasně si rozvrhnout, jaký čas v týdnu budu jakému projektu věnovat, a na tento čas si určím jasnou prioritu, spojenou s tímto úkolem. Občas se taky stane, že úkol, který jsem v jeden den vnímal jako důležitý, měl druhý den nižší prioritu a nic se nestalo. Samozřejmě to neznamená, že bych daný úkol odkládal, dostanu se k němu, ale až ve chvíli, kdy přijde jeho správný čas. Takhle jednoduchý a základní princip při plánování mých úkolů mi pomáhá vyhýbat se multitaskingu. Jsem schopen se díky tomu věnovat více projektům například v jednom týdnu nebo v jednom měsíci. 

Ve spojitosti s touto myšlenkou mě napadlo jedno hezké české přísloví, a to zní “Kdo chce víc, nemá nic”. Myslím si, že by se ve spojitosti s multitaskingem dalo překlopit na “Kdo dělá všechno, nedokončí nic”. 

Co myslíte? Máte taky nějaký konkrétní tip na to, jak se vyhnout multitaskingu? Já bych se v dalším podcastu chtěl podělit o recenzi na jednu dobrou knížku, která se tomuto tématu dost věnuje, tak se můžete těšit. Nebo jestli posloucháte podcasty zpětně, tak se na ni rovnou vrhnout. No a jestli někdy, až budete mít chvilku času a sednete někde k facebooku, LinkedInu nebo podobně, můžete mi zkusit klidně napsat zprávu, jestli vás mé podcasty stále baví, kde je nejčastěji posloucháte nebo klidně jaká témata vás zajímají. Zajímá mě to, těším se na vaše zprávy a pro dnešek už přeji krásný a úspěšný den.

© Lukáš Eder